KI-Strategie, von der Bestandsaufnahme
bis zum Nachweis

In fast jedem Betrieb ist KI längst im Haus, nur nicht als Entscheidung. Sie steckt in eingekaufter Software: im CRM, in der Buchhaltung, im Bewerbermanagement, im Ticketsystem. Dazu kommen Abonnements, die einzelne Abteilungen selbst abgeschlossen haben.

Wir nehmen auf, was tatsächlich im Einsatz ist:

• welche Systeme eine KI-Funktion tragen, auch wenn sie nicht so beworben wird
• welche Lizenzen laufen, wer sie bezahlt und wer sie wirklich benutzt
• wo zwei Werkzeuge dasselbe tun und eines davon überflüssig ist
• welche Daten dabei das Haus verlassen und zu welchem Anbieter

Dass diese Übersicht fehlt, ist kein Einzelfall: Nach amtlicher Statistik nennen 46 Prozent der Betriebe mit 10 bis 49 Beschäftigten die Unverträglichkeit mit vorhandenen Systemen und 44 Prozent die Datenlage als Grund gegen KI. Beides lässt sich erst beurteilen, wenn der Bestand bekannt ist.

Statistisches Bundesamt, IKT-Erhebung 2025, Gründe gegen die Nutzung von KI, nach Größenklassen.

Zwei Drittel der Vorstandsvorsitzenden räumen selbst ein, in Technologie zu investieren, bevor sie deren Nutzen verstanden haben, aus Sorge zurückzufallen. Genau dieser Reflex erzeugt die Wiederholung: kaufen, nachbessern, wechseln, wieder kaufen.

Wir prüfen jeden Anwendungsfall an Fragen, die über die Haltbarkeit entscheiden:

• Was kostet der Wechsel, wenn dieser Anbieter die Preise erhöht oder den Dienst einstellt?
• Liegt der Nutzen im Werkzeug oder in einer Prozessänderung, die Ihnen dauerhaft bleibt?
• Hängt der Fall an Daten, die Sie besitzen, oder an Daten, die der Anbieter hält?
• Wie oft müsste nachgekauft werden, bis der Nutzen die Summe übersteigt?

Dass Fokus sich auszahlt, ist messbar: Die erfolgreichsten Unternehmen verfolgen im Schnitt 3,5 Anwendungsfälle statt 6,1 und stecken über 80 Prozent ihrer Mittel in den Umbau von Kernfunktionen statt in einzelne Produktivitätswerkzeuge. Auch ein Nein ist deshalb ein Ergebnis, und oft das wertvollste.

IBM Institute for Business Value, CEO Study 2025, 2.000 CEOs. Boston Consulting Group, AI Radar 2025, über 1.800 Führungskräfte.

In einem ausgereiften KI-System macht das Modell höchstens fünf Prozent des Codes aus. Die übrigen mindestens 95 Prozent sind Verbindungscode, der das System an die Eigenheiten eines bestimmten Anbieters bindet und das Ausprobieren von Alternativen teuer macht. Deshalb darf das Werkzeug nicht die Investition sein.

• Daten. Strukturierte, zugängliche und dem Haus gehörende Daten behalten ihren Wert, wenn das Werkzeug geht.
• Prozesse. Der Nutzen entsteht selten durch das Modell, sondern durch den geänderten Ablauf darum herum. Wer den Ablauf nicht ändert, kauft nur ein weiteres Abonnement.
• Kompetenz. Mitarbeitende, die beurteilen können, wann ein Ergebnis brauchbar ist, machen jedes Werkzeug wertvoller. Diese Fähigkeit ist an kein Produkt gebunden und seit Februar 2025 ohnehin Pflicht.

Volkswirtschaftlich ist das gut untersucht: Der Ertrag einer Allzwecktechnologie fällt erst an, nachdem die ergänzenden, meist immateriellen Investitionen getätigt sind. Wer vorher umschwenkt, vernichtet genau diese Vorleistung.

Sculley u. a., Hidden Technical Debt in Machine Learning Systems, NeurIPS 2015. Brynjolfsson, Rock, Syverson, The Productivity J-Curve, American Economic Journal: Macroeconomics, 2021.

Ein KI-System, das niemandem zugeordnet ist, wird im Zweifel abgeschaltet. Eines, dessen Pflichten niemand geprüft hat, wird im Zweifel teuer. Beides macht die ursprüngliche Investition wertlos, und beides ist vermeidbar.

Wir klären deshalb mit Ihnen:

• wer je System entscheidet, wer es betreibt und wer bei einer Prüfung antwortet
• ob Sie rechtlich Anbieter oder Betreiber sind, denn daran hängt, welche Pflichten Sie überhaupt treffen
• was dokumentiert werden muss, und zwar so, dass es im Alltag gepflegt werden kann statt nach drei Monaten zu veralten

Dass hier Klärungsbedarf besteht, sagt die amtliche Statistik: 64 Prozent der Betriebe mit 10 bis 49 Beschäftigten nennen Unklarheit über die rechtlichen Folgen als Grund gegen KI. Wir prüfen die Pflichten innerhalb derselben Arbeit. Welche Frist wann greift, steht mit Fundstelle im Beitrag Die Fristen der KI-Verordnung.

Statistisches Bundesamt, IKT-Erhebung 2025.