Art. 4 verlangt Maßnahmen zur KI-Kompetenz, seit Februar 2025

Rechtsgrundlage: Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung) in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744.

Seit dem 2. Februar 2025 gilt Art. 4 der KI-Verordnung. Die Vorschrift verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, Maßnahmen zur KI-Kompetenz ihres Personals zu ergreifen. Anders als viele der später greifenden Pflichten betrifft die KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-Verordnung nicht nur Anbieter von Hochrisiko-Systemen, sondern praktisch jedes Unternehmen, das KI einsetzt. Wer Textassistenten, Übersetzungssoftware oder KI-Funktionen im CRM nutzt, fällt bereits in den Anwendungsbereich.

Der Wortlaut hat sich am 27. Juli 2026 geändert

Dieser Punkt ist wichtig, weil ältere Darstellungen, auch frühere Fassungen dieses Beitrags, noch den ursprünglichen Wortlaut wiedergeben. Die Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744 hat Art. 4 neu gefasst, in Kraft seit dem 27. Juli 2026.

Bis dahin mussten Anbieter und Betreiber Maßnahmen ergreifen, um "nach besten Kräften sicherzustellen", dass ihr Personal über ein "ausreichendes Maß" an KI-Kompetenz verfügt. Die Neufassung verlangt stattdessen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz des Personals und anderer in ihrem Auftrag tätiger Personen zu unterstützen. Zu berücksichtigen sind weiterhin technische Kenntnisse, Erfahrung, Aus- und Fortbildung sowie der Einsatzkontext. Ausdrücklich klargestellt ist jetzt: "Diese Verpflichtung verpflichtet Anbieter oder Betreiber nicht, für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren."

Was das praktisch bedeutet: Die Pflicht besteht weiter und sie trifft weiterhin praktisch jedes Unternehmen, das KI einsetzt. Der Maßstab ist aber ein anderer. Geschuldet ist das ernsthafte Bemühen, nicht ein Ergebnis. Wer auf Grundlage des alten Wortlauts ein Niveau zusichert oder einen Kompetenznachweis je Person aufbaut, tut mehr, als die Vorschrift verlangt.

Drei Punkte sind für die Praxis entscheidend:

• Die Pflicht trifft Anbieter und Betreiber gleichermaßen. Auch wer KI nur nutzt, ohne sie zu entwickeln, ist verpflichtet.
• Das Maß der Kompetenz ist kontextabhängig. Eine Sachbearbeiterin, die einen Textassistenten nutzt, braucht eine andere Schulungstiefe als ein Team, das ein Bewerbermanagement mit KI-Funktionen betreibt.
• Die Formulierung "nach besten Kräften" bedeutet nicht Beliebigkeit. Unternehmen müssen zeigen können, dass sie strukturierte Maßnahmen ergriffen haben.

Wen die Pflicht betrifft, entscheidet die Definition des KI-Systems in Art. 3 Nr. 1 KI-Verordnung, und die ist weit gefasst. Darunter fallen nicht nur offensichtliche Anwendungen wie Chat-Assistenten, sondern auch KI-Funktionen, die in Standardsoftware eingebettet sind: Lead-Scoring im CRM, automatische Vorsortierung im Bewerbermanagement, maschinelle Übersetzung, intelligente Priorisierung im Ticketsystem.

In der Beratungspraxis zeigt sich regelmäßig: Die meisten Unternehmen setzen mehr KI-Systeme ein, als ihnen bewusst ist. Eine strukturierte KI-Bestandsaufnahme ist deshalb die Grundlage, um den Kreis der betroffenen Mitarbeitenden überhaupt bestimmen zu können.

Drei Ebenen der Kompetenz

Die Verordnung definiert KI-Kompetenz in Art. 3 Nr. 56 als die Fähigkeiten, die Kenntnisse und das Verständnis, die es ermöglichen, KI-Systeme sachkundig einzusetzen sowie sich der Chancen und Risiken von KI und möglicher Schäden bewusst zu werden. Daraus lassen sich für die betriebliche Praxis drei Ebenen ableiten:

• Grundverständnis für alle Nutzenden: Jede Person, die mit KI-Systemen arbeitet, sollte einordnen können, was das System leistet und was nicht: Wie entstehen die Ausgaben, welche Fehlerarten sind typisch, warum dürfen Ergebnisse nicht ungeprüft übernommen werden. Dazu gehört auch der Umgang mit vertraulichen Daten in KI-Werkzeugen.
• Anwendungsbezogenes Wissen je System: Für jedes eingesetzte System braucht es zusätzlich konkretes Anwendungswissen: die Grenzen des jeweiligen Werkzeugs, die betrieblichen Vorgaben zur Nutzung und die Eskalationswege, wenn Ergebnisse fehlerhaft oder auffällig sind.
• Vertieftes Wissen für Verantwortliche: Personen, die über den Einsatz von KI-Systemen entscheiden oder sie administrieren, benötigen ein tieferes Verständnis der regulatorischen Einordnung: Risikokategorien, Rollenverteilung zwischen Anbieter und Betreiber und die daraus folgenden Pflichten. Zur Rollenfrage haben wir einen eigenen Beitrag: Anbieter oder Betreiber? Die Rollen der KI-Verordnung einfach erklärt.

Der Nachweis: worauf es bei der Dokumentation ankommt

Art. 4 nennt keine bestimmte Nachweisform und verlangt seit der Neufassung auch keinen Nachweis eines erreichten Niveaus. Dokumentiert werden sollten deshalb die ergriffenen Maßnahmen, nicht ein Ergebnis. Das bleibt sinnvoll, weil eine Aufsichtsbehörde oder ein Geschäftspartner fragen kann, was unternommen wurde, und weil sich der zurückliegende Zeitraum sonst nicht belegen lässt. Eine tragfähige Dokumentation umfasst:

• Ein Schulungskonzept, das beschreibt, welche Personengruppen welche Inhalte in welcher Tiefe erhalten und in welchem Turnus aufgefrischt wird.
• Teilnahmenachweise mit Datum, Inhalten und Teilnehmenden je Schulung.
• Eine Zuordnung zwischen eingesetzten KI-Systemen und geschulten Personengruppen, damit erkennbar ist, dass die Schulung zum tatsächlichen Einsatzkontext passt.
• Einen Prozess für neue Mitarbeitende und für neue KI-Systeme, damit die Maßnahmen nicht einmalig bleiben.

Wichtig ist der Zusammenhang zwischen Schulungsinhalt und Einsatzkontext. Eine allgemeine Präsentation über künstliche Intelligenz, die den konkreten Systembestand des Unternehmens nicht berücksichtigt, wird dem Maßstab des Art. 4 kaum gerecht.

Häufige Missverständnisse

"Wir nutzen nur fertige Tools, das betrifft uns nicht." Doch. Art. 4 knüpft an die Nutzung an, nicht an die Entwicklung. Auch der reine Betreiber ist verpflichtet.

"Es gibt noch keine Behörde, die das prüft." Die Aufsichtsstrukturen werden aufgebaut, die Pflicht gilt unabhängig davon seit Februar 2025. Wer erst bei der ersten Anfrage einer Behörde oder eines Geschäftspartners mit der Dokumentation beginnt, kann den zurückliegenden Zeitraum nicht mehr belegen.

"Eine Selbstverpflichtungserklärung der Mitarbeitenden reicht." Eine Unterschrift ist keine Maßnahme zur Kompetenzentwicklung. Der Wortlaut verlangt, die Entwicklung der Kompetenz zu unterstützen, nicht sich ihr Vorhandensein bestätigen zu lassen.

"Das erledigen wir einmal und sind fertig." Der Systembestand ändert sich, Personal wechselt, die Rechtslage entwickelt sich weiter. Erst der laufende Prozess macht die Pflicht erfüllbar.

Der Weg zur Umsetzung

Art. 4 gehört zusammen mit den verbotenen Praktiken nach Art. 5 zu den ersten Pflichten der Verordnung, die seit dem 2. Februar 2025 gelten. Seit dem 2. August 2026 sind zusätzlich die Transparenzpflichten nach Art. 50 anwendbar. Die Anforderungen an Hochrisiko-Systeme wurden durch die Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744 auf den 2. Dezember 2027 verschoben; mehr dazu im Beitrag Digital-Omnibus: Warum die Hochrisiko-Pflichten auf Dezember 2027 verschoben wurden.

Für die Priorisierung im Unternehmen bedeutet das: Die KI-Kompetenz ist keine Zukunftsaufgabe, sondern eine bestehende Pflicht, deren Erfüllung dokumentiert sein muss. Gleichzeitig ist sie ein sinnvoller Startpunkt, weil die dafür nötige Bestandsaufnahme ohnehin die Grundlage aller weiteren Pflichten bildet.

Der praktikable Weg zur Umsetzung führt über vier Schritte:

• Bestandsaufnahme: Welche KI-Systeme sind im Einsatz, auch die eingebetteten? Ohne diese Liste lässt sich der Schulungsbedarf nicht bestimmen.
• Zielgruppenanalyse: Wer arbeitet mit welchen Systemen in welcher Rolle? Daraus ergeben sich die Schulungsgruppen und die jeweilige Tiefe.
• Schulung: Praxisnah und bezogen auf die tatsächlich eingesetzten Systeme, nicht als abstrakter KI-Grundkurs.
• Dokumentationsaufbau: Schulungskonzept, Teilnahmenachweise und ein Prozess für Neueintritte und Systemänderungen.

Wir unterstützen Unternehmen genau dabei: mit Schulungen, die auf den dokumentierten Systembestand zugeschnitten sind, und dem Aufbau der Nachweisdokumentation. Details zur Leistung finden Sie unter KI-Kompetenz nach Art. 4.

Quellen

• Art. 3 Nr. 1, Nr. 56 Verordnung (EU) 2024/1689 (Begriffsbestimmungen)
• Art. 4 Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Kompetenz)
• Art. 5 Verordnung (EU) 2024/1689 (verbotene Praktiken, ebenfalls seit 2. Februar 2025)
• Art. 50 Verordnung (EU) 2024/1689 (Transparenzpflichten, seit 2. August 2026)
• Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026 (Digital-Omnibus): Neufassung des Art. 4, in Kraft seit 27. Juli 2026, sowie Verschiebung der Hochrisiko-Anforderungen auf 2. Dezember 2027

Dieser Beitrag ist eine fachliche Einordnung und keine Rechtsberatung im Sinne des RDG.

Wie der Kompetenzaufbau in eine Gesamtplanung gehört, steht in KI-Strategie im Mittelstand.